Job vacancy Soutien Administratif Et Financier

MISSION :

Assister le bureau de l'ADS pour toutes les tâches administratives et financières

Y compris la gestion du courrier, des réunions, de la documentation, des notes de frais et des remboursements, ainsi que des transactions financières.

Les rapports de dépenses et les remboursements, ainsi que les transactions financières.

Assister le bureau ADS pour la coordination et le suivi des sous-traitants,

Avec les sous-traitants, les clients, les relations publiques, les autorités locales et toute autre organisation externe.

Toute organisation externe susceptible de concerner l'exécution du projet

Veiller au respect des réglementations locales.

ACTIVITES PRINCIPALES

Soutien administratif :

Effectuer des tâches administratives générales telles que la saisie de données, l'archivage et la gestion des fournitures de bureau afin de garantir une organisation et un équipement adéquats.

Gérer les fournitures de bureau afin de garantir un environnement de travail bien organisé et équipé.

Gérer les fournitures de bureau afin d'assurer un environnement de travail bien organisé et bien équipé.

Préparer et gérer la correspondance, les rapports et les documents, En veillant à l'exactitude et au respect des normes de l'entreprise.

Planification et coordination :

Coordonner et programmer les réunions, les rendez-vous et les visites de sites,

Assurer une gestion efficace du temps et de la communication entre toutes les parties.

Les parties impliquées.

Contribuer à la coordination de la logistique et des dispositions relatives aux mouvements de personnel et de matériel sur les sites de construction.

Coordonner les déplacements du personnel et du matériel sur les chantiers.

Communication :

Servir de point de contact pour le personnel interne, en fournissant des informations et une assistance en cas de besoin.

Et une assistance en cas de besoin.

Veiller à ce que des canaux de communication efficaces soient maintenus avec les autres départements, les clients, les fournisseurs et les entrepreneurs.

Veiller à ce que des canaux de communication efficaces soient maintenus avec les autres départements, les clients, les fournisseurs et les contractants.

Contrôle des documents :

Maintenir un système de contrôle des documents organisé et à jour,

S’assurer que tous les documents du projet sont correctement classés et accessibles.

Aider à la distribution et au suivi des documents.

Aider à la distribution et au suivi des documents relatifs au projet,

S’assurer que toutes les parties prenantes disposent de l'information nécessaire en temps

En temps voulu.

Soutien au projet :

Fournir un soutien au responsable de l'ingénierie et aux gestionnaires et équipes de l'ADS

en coordonnant diverses activités, en gérant les calendriers et en s'acquittant de tâches administratives liées aux projets de

 Construction.

Aider à la préparation des présentations de projets, des propositions et des rapports,

En veillant à ce qu'ils respectent les normes de l'entreprise et de l'industrie.

Soutien à la passation de marchés :

Participer au processus d'approvisionnement en préparant les bons de commande,

Le suivi des livraisons et la liaison avec les fournisseurs et les entrepreneurs.

Maintenir une base de données de fournisseurs et d'entrepreneurs, en veillant à ce que les contacts soient bien établis.

Que les informations de contact sont à jour et accessibles.

Soutien financier :

Aider à gérer les factures, les dépenses et le suivi du budget, en veillant à ce que les données soient exactes et à jour.

Des rapports financiers précis et opportuns.

Coordination avec les clients et les autorités locales :

Agir en tant que coordinateur du bureau de l'ADS pour la liaison entre l'organisation et le client et les autorités gouvernementales locales dans le cadre de la mise en œuvre du programme.

L’organisation, le client et les autorités gouvernementales locales pour toute exigence liée aux projets de construction.

Toute exigence liée aux projets de construction.

Conformité réglementaire :

Se tenir au courant des lois et réglementations locales affectant les opérations de l'organisation.

Les opérations de l'organisation.

Coordonner avec les équipes juridiques et de conformité pour garantir le respect de toutes les lois et réglementations applicables.

Toutes les lois et réglementations applicables.

Veiller à ce que l'organisation respecte les lois, réglementations et ordonnances locales,

Et les ordonnances locales.

Coordination avec les sous-traitants et les parties prenantes :

Assurer la coordination avec les sous-traitants et les parties prenantes.

Qualifications requises et compétences :

Diplôme universitaire ou équivalent : un diplôme ou une licence en administration des affaires ou dans un domaine connexe.

en administration des affaires ou dans un domaine connexe.

En outre, des compétences en relations publiques, en communication, en sciences politiques ou dans un domaine connexe sont requises.

Des compétences dans un domaine connexe sont requises.

Expérience préalable en matière d'administration ou de soutien (minimum 3 ans),

De préférence dans le secteur de la construction ou dans un secteur connexe.

Solides compétences en matière d'organisation, de communication et de gestion multitâche, de négociation et de relations interpersonnelles.

Connaissance des opérations gouvernementales locales et des réglementaires.

Maîtrise des outils Microsoft et d'autres outils de gestion de bureau. et capacité à apprendre de nouveaux logiciels.

Bonne connaissance de l'anglais et français.

Expérience préalable en matière d'administration ou de soutien,

De préférence dans le secteur de la construction ou dans un secteur connexe.